Esquece tudo aquilo que aprendeste sobre as “regras” dos escritórios. Sabes aquela ideia pré-concebida em que o CEO ou o Diretor devem ter um gabinete privado? É altura de a esqueceres! Porquê? Porque os ambientes de trabalho estão a mudar radicalmente, e aquilo que há alguns anos era impensável, hoje em dia está-se a tornar uma realidade cada vez mais generalizada nas grandes companhias.

Um dos casos mais marcantes é o da Coca-Cola Ibéria. Com base na remodelação da sua sede em Madrid, introduziu uma nova maneira de entender o espaço de trabalho no qual se dá mais prioridade à concretização de objetivos dos funcionários em vez do controle da presença no escritório, e que bane a ideia hierárquica de que o patrão tem o escritório maior. Além disso, nos escritórios da Coca-Cola Ibéria em Madrid não existem gabinetes. Nenhum dos seus administradores contam com um, nem mesmo o CEO.

Jorge Álvarez, Responsável de Compras e Serviços Gerais
Jorge Álvarez, Responsável de Compras e Serviços Gerais

“O novo modelo coloca todos no mesmo patamar. Trainees, CEO, gestores de projetos… Muda muito a maneira de estar no trabalho: há um ambiente de maior proximidade e transparência. As ideias fluem sem paredes, nem obstáculos físicos. É um convite para cocriar com pessoas de outros perfis”, afirma Jorge Álvarez, Responsável de Compras e Serviços Gerais.

De acordo com um estudo de More than one, da Ofita, uma empresa espanhola de design de móveis para escritórios, no final do século XX, as salas privadas ocupam 30% do espaço do escritório. No início do século, este espaço tem sido reduzido para 15% e, de facto, espera-se que no escritório 3.0 as salas fechadas desapareçam completamente.

O espaço aberto, fluído e transparente é uma constante em toda a sede da Coca-Cola Ibéria
O espaço aberto, fluído e transparente é uma constante em toda a sede da Coca-Cola Ibéria

“Nunca tínhamos trabalhado tão perto do comité de direção!”, exclama Álvarez. “Antigamente, tínhamos que bater a uma porta sem saber se estaria alguém ou pedir às secretárias se poderíamos falar com alguém.” No entanto, caso o diretor-geral precise de privacidade ou confidencialidade, existem certas salas privadas que podem utilizar.

Os outros funcionários também têm este tipo de espaço para ter conversas ou fazer chamadas privadas, trabalhar em equipa ou realizar alguma videoconferência. Contam também com áreas comuns de boas-vindas e locais inspiradores em que seja possível relaxar, conhecer, aflorar a criatividade ou simplesmente estar num ambiente mais descontraído. “Quem quer privacidade, tem-na. É lógico que cada pessoa precise de privacidade para determinadas situações.”

As salas de reuniões possuem espaços privados flexíveis
As salas de reuniões possuem espaços privados flexíveis

Uma abordagem mais humana

No entanto, conseguir que os diretores renunciem aos seus escritórios, por vezes não é fácil. Jorge Álvarez reconhece que, no início, é normal que haja alguma reticência. “O importante é que se gira a mudança com tempo suficiente para preparar toda a gente e lançar várias soluções. A quem afirmou que assim perdia a concentração, colocámos um lugar em frente a uma janela, no qual é possível a pessoa abstrair-se por completo. E há sempre a opção de trabalhar em casa a partir dos telemóveis e portáteis que a Companhia oferece aos seus funcionários”, aponta Alvaréz. “No entanto, no caso da Coca-Cola Ibéria, a transformação não foi problemática porque somos uma Companhia flexível, nada monolítica e muito dinâmica.”

As novas tecnologias estão a gerar uma revolução que vai mudar definitivamente o mundo laboral: espaços abertos sem gabinetes privados, escritórios móveis, trabalho mais encaminhado para atingir objetivos, sem horários fixos, e funcionários com maior liberdade para administrar o seu tempo pessoal e laboral. De acordo com Jorge Alvaréz, trata-se também de uma abordagem mais humana e orientada para que o trabalhador se sinta mais integrado, algo que, segundo os especialistas, acaba por resultar em maior produtividade. O Responsável afirma com convicção “Esta nova forma de viver os escritórios da Coca-Cola Ibéria em Madrid leva-nos a multiplicar objetivos e resultados.”